Visselblåsarpolicy För Hagmans Nordic AB

Följande policy gäller för Hagmans nordic AB. Visselblåsning syftar på rapportering i ett arbetsrelaterat sammanhang av information om missförhållanden som det finns ett allmänintresse av att de kommer fram. När Limhamnshus Industri hanterar ärenden som rör visselblåsning ska detta i varje fall ske i enlighet med vid var tid gällande lag och författning, på ett säkert, ändamålsenligt sätt, och med respekt för det särskilda skydd som visselblåsare omfattas av. De rapporteringskanaler som tillhandahålls för visselblåsning ska möjliggöra smidig, enkel, och trygg rapportering av missförhållanden. I samtliga fall av visselblåsning ska Limhamnshus Industri säkerställa att visselblåsare skyddas genom lämpliga säkerhetsåtgärder.

Syfte

Syftet med denna policy är att utgöra underlag för att upprätta och säkerställa en effektiv visselblåsarfunktion. Genom en sådan funktion kan fel och brister i verksamheten upptäckas, och därigenom kan risker för både verksamheten och enskilda förebyggas. Visselblåsarfunktionen kan även stärka förtroendet för verksamheten hos anställda och kunder och även bidra till en bättre arbetsmiljö. 

Denna policy kommer därför att:

• Redogöra för vilket skydd som ska finnas för visselblåsare, och hur Hagmans Nordic säkerställer att detta upprätthålls.
• Beskriva Hagmans Nordic rapporteringskanaler för visselblåsning, samt hur uppföljning av sådan rapportering ska gå till.

Definitioner

Visselblåsning syftar på rapportering i ett arbetsrelaterat sammanhang av information om missförhållanden som det finns ett allmänintresse av att de kommer fram.

Rapportering

Muntligt eller skriftligt lämnande av information om missförhållanden genom intern rapportering, extern rapportering eller offentliggörande.

Arbetsrelaterat sammanhang

Den rapporterande personen har fått del av eller inhämtat information om missförhållanden i ett arbetsrelaterat sammanhang och tillhör den personkrets som omfattas av skyddet. Denna krets omfattar bl.a. arbetstagare, praktikanter, volontärer, aktieägare, personer som ingår i ett företags förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan. Skyddet omfattar tiden innan ett arbetsrelaterat sammanhang har uppstått, medan det pågår och efter att det har avslutats.

Missförhållande

De missförhållanden som omfattas är både sådana som består i handlanden och underlåtenheter, oavsett om det rör ett uppsåtligt eller oaktsamt agerande eller om missförhållandena har sin grund i rena olyckshändelser. Ett försök att dölja missförhållanden kan i sig utgöra ett handlande som omfattas av visselblåsarskydd.

Allmänintresse

För att det ska anses finnas ett allmänintresse för att ett missförhållande kommer till allmänhetens kännedom krävs att missförhållandena angår allmänheten. Det gäller i regel inte för rapportering av sådant som endast rör den rapporterande personens egna arbets- eller anställningsförhållanden. Det kan dock finnas ett allmänintresse för sådana frågor i särskilda fall, t.ex. om personen arbetar under slavliknande förhållanden eller att en arbetsgivare systematiskt bryter mot gällande regelverk. Det kan också vara så att ett missförhållande som rör ett enskilt avtal påverkar allmänheten trots att det tekniskt sett endast berör avtalsparterna, t.ex. om det rör sig om korruption. Det krävs även att allmänhetens intresse av att missförhållandena kommer fram är legitimt. Allmän nyfikenhet är inte en sådan typ av intresse.

Skyddet för visselblåsare

Hagmans Nordic ska säkerställa att det finns ett starkt och tydligt skydd för visselblåsare, i enlighet med gällande lag. Skydd för rapporterande personer kan gälla en person som tillhör någon, eller några, av följande personkategorier 

• Arbetstagare,

• personer som gör en förfrågan om eller söker arbete hos Hagmans Nordic, 

• personer som söker eller utför volontärarbete hos Hagmans Nordic, 

• personer som söker eller fullgör praktik hos Hagmans Nordic, 

• personer som annars står till förfogande för att utföra eller utför arbete under Hagmans Nordic kontroll och ledning, 

• egenföretagare som söker eller utför uppdrag för Hagmans Nordic, 

• personer som står till förfogande för att ingå eller ingår i Hagmans Nordic förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan 

• aktieägare som står till förfogande för att vara eller är verksamma i Hagmans Nordic och personer som har tillhört någon av personkategorierna ovan och har fått del av eller inhämtat informationen under tiden i verksamheten.

Förutsättningar för att omfattas av skyddet

Ett antal förutsättningar måste alltid vara uppfyllda för att en rapporterande person ska omfattas av visselblåsarskyddet: 

1. Missförhållandena ska ha förekommit, eller högst sannolikt kommer förekomma, i verksamhet som den rapporterande personen är, har varit, eller kan komma att bli verksam i, eller är eller varit i kontakt med genom sitt arbete. 

2, Den rapporterande personen ska ha skälig anledning att anta att informationen är sann, vid tidpunkten för rapporteringen. 

3. Rapporteringen görs internt, till en extern myndighet, eller genom offentliggörande, i den ordning och på det sätt som föreskrivs i lag.

Den som genom inhämtandet av information gör sig skyldig till ett brott omfattas inte av skyddet.

Skydd i form av ansvarsfrihet

Hagmans Nordic får inte ålägga en rapporterande person ansvar av något slag, under förutsättning att personen vid rapporteringen hade skälig anledning att anta att rapporteringen av informationen var nödvändig för att avslöja det rapporterade missförhållandet. Ansvarsfriheten medför inte rätt att lämna ut handlingar.

Skydd mot hindrande åtgärder och repressalier

Hagmans Nordic får inte försöka hindra rapportering, eller på grund av rapportering vidta repressalier mot den rapporterande personen, personer som bistår den rapporterande personen vid rapporteringen, har anknytning till den rapporterande personen eller juridiska personer som den rapporterande personen äger, arbetar för eller på annat sätt har en arbetsrelaterad anknytning till. 

Hagmans Nordic får inte heller vidta repressalier på grund av att någon vänder sig till sin arbetstagarorganisation för samråd i fråga om rapportering. Limhamnshus Industri får inte heller hindra eller försöka hindra sådant samråd.

Rapportering

Hagmans Nordic ska ha interna rapporteringskanaler och förfaranden för rapportering och uppföljning. I detta ingår att utse oberoende och självständiga personer/enheter som är behöriga att på Limhamnshus Industris vägnar ta emot rapporter och ha kontakt med rapporterande personer, följa upp det som rapporteras, samt lämna återkoppling om uppföljningen till rapporterande personer. Den som hanterar ett uppföljningsärende har tystnadsplikt, och får inte obehörigen röja en uppgift som kan avslöja identiteten på den rapporterande personen eller på någon annan enskild som förekommer i ärendet. 

De som utses får antingen vara anställda hos verksamhetsutövaren eller hos någon som har anlitats för att hantera rapporteringskanalerna och förfarandena för verksamhetsutövarens räkning. Med oberoende menas att personen ska ha ett visst mandat att agera utan verksamhetsutövarens godkännande, framför allt när det gäller att inleda och avsluta utredningar, och frihet att formulera slutsatser från uppföljningen av rapporter utan att verksamhetsutövaren godkänner slutsatserna. Verksamhetsutövaren bör inte kunna bestraffa en person som har utsetts som behörig på grund av att personen utför sina uppgifter som behörig person. Behöriga personer ska om möjligt inte rapportera enligt den ordinarie hierarkin utan direkt till högre nivå.

Rapporteringskanaler

Hagmans Nordic ska tillhandahålla interna rapporteringskanaler, och säkerställa att det finns möjlighet att rapportera anonymt. Limhamnshus Industri ska lämna tydlig och lättillgänglig information om hur rapporteringen görs och hur den hanteras. Sådan information ska också lämnas kring hur rapportering görs via externa rapporteringskanaler, kring meddelar- och anskaffarfrihet, samt repressalieförbud De interna rapporteringskanalerna ska vara tillgängliga för: 

1. arbetstagare
2, volontärer
3. praktikanter
4. personer som annars utför arbete under Hagmans Nordic kontroll och ledning
5. egenföretagare som utför uppdrag för Hagmans Nordic
6. personer som ingår i Hagmans Nordic förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan och
7. aktieägare som är verksamma i Hagmans Nordic.

Genom sådana rapporteringskanaler ska dessa personer kunna rapportera om missförhållanden som förekommer hos Hagmans Nordic Den rapporterande personen ska kunna lämna rapport skriftligt, muntligt, eller genom att begära ett fysiskt möte, som i så fall planeras in.

Uppföljning

Hagmans Nordic ska ge den rapporterande personen bekräftelse på mottagandet av rapporteringen inom sju (7) dagar, om den rapporterande personen inte har avsagt sig bekräftelse. Den rapporterande personen ska även få viss återkoppling om de åtgärder som vidtagits vid uppföljning av rapporten, och om skälen för dessa, inom tre (3) månader från bekräftelsen. Om en uppgift som kan identifiera den rapporterande personen kommer att lämnas ut ska personen få information om detta.

Dokumentation och behandling av personuppgifter

Hagmans Nordic ska skriftligen dokumentera sina interna rapporteringskanaler och förfaranden. Hela funktionen ska beskrivas: vilka rapporteringskanaler som finns, hur rapporter tas emot, hur bekräftelse på mottagande lämnas, hur rapporterna dokumenteras, hur de rapporterade förhållandena utreds samt hur en anonym och icke anonym rapporterande person får återkoppling. 

Hagmans Nordic ska vid mottagande av muntlig rapport dokumentera denna genom en inspelning som kan sparas eller genom ett skriftligt protokoll. För inspelning krävs att den rapporterande personen samtycker till det. Den rapporterande personen ska ges tillfälle att kontrollera, rätta och genom underskrift godkänna en inspelning eller ett protokoll. 

Hagmans Nordic ska bevara skriftliga rapporter och dokumentation av muntlig rapport så länge som det är nödvändigt, dock aldrig längre än två (2) år efter att ett uppföljningsärende har avslutats. 

Hagmans Nordic får bara behandla personuppgifter om sådan behandling är nödvändig för ett uppföljningsärende. Andra personuppgifter får inte samlas in, och ska raderas snarast möjligt om de har samlats in av misstag. Endast personer som har utsetts som behöriga eller personer som arbetar vid enheter som har utsetts som behöriga att ta emot, följa upp och lämna återkoppling på rapporter får ha tillgång till personuppgifter som behandlas i ett uppföljningsärende. Tillgången till personuppgifter ska begränsas till vad var och en behöver för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter. Personuppgifter i ett uppföljningsärende får inte behandlas längre än två (2) år efter det att ärendet avslutades.

Tillsyn

Hagmans Nordic ska på begäran av en tillsynsmyndighet lämna de upplysningar och handlingar som behövs för tillsynen.