Whistleblowerpolitik for Hagmans Nordic AB

Følgende politik gælder for Hagmans Nordic AB. Whistleblowing vedrører rapportering i en arbejdsrelateret sammenhæng af oplysninger om kritisable forhold, hvor der er en offentlig interesse i, at forholdene bringes frem i lyset. Når Hagmans Nordic håndterer sager vedrørende whistleblowing, skal dette i alle tilfælde ske i overensstemmelse med gældende lovgivning og regler, på en sikker og hensigtsmæssig måde samt med respekt for den særlige beskyttelse, som whistleblowere er omfattet af. De rapporteringskanaler, der stilles til rådighed for whistleblowing, skal muliggøre en smidig, enkel og tryg rapportering af kritisable forhold. I alle tilfælde af whistleblowing skal Hagmans Nordic sikre, at whistleblowere beskyttes gennem passende sikkerhedsforanstaltninger.

Formål

Formålet med denne politik er at danne grundlag for etablering og sikring af en effektiv whistleblowerfunktion. Gennem en sådan funktion kan fejl og mangler i virksomheden opdages, hvorved risici for både virksomheden og enkeltpersoner kan forebygges. Whistleblowerfunktionen kan også styrke tilliden til virksomheden blandt medarbejdere og kunder samt bidrage til et bedre arbejdsmiljø.

Denne politik har derfor til formål at:

• Redegøre for den beskyttelse, der skal gælde for whistleblowere, og hvordan Hagmans Nordic sikrer, at denne opretholdes.
• Beskrive Hagmans Nordics rapporteringskanaler for whistleblowing samt, hvordan opfølgning på sådanne rapporteringer skal foregå.

Definitioner

Whistleblowing vedrører rapportering i en arbejdsrelateret sammenhæng af oplysninger om kritisable forhold, hvor der er en offentlig interesse i, at forholdene bringes frem i lyset.

Rapportering

Mundtlig eller skriftlig videregivelse af oplysninger om kritisable forhold gennem intern rapportering, ekstern rapportering eller offentliggørelse.

Arbejdsrelateret sammenhæng

Den rapporterende person har fået kendskab til eller indhentet oplysninger om kritisable forhold i en arbejdsrelateret sammenhæng og tilhører den personkreds, der er omfattet af beskyttelsen. Denne personkreds omfatter blandt andet arbejdstagere, praktikanter, frivillige, aktionærer samt personer, der indgår i en virksomheds forvaltnings-, ledelses- eller tilsynsorgan. Beskyttelsen omfatter perioden før en arbejdsrelateret sammenhæng er opstået, mens den består, samt efter at den er ophørt.

Kritiske forhold

De kritisable forhold, der er omfattet, inkluderer både handlinger og undladelser, uanset om der er tale om forsætlig eller uagtsom adfærd, eller om forholdene skyldes rene hændelige uheld. Forsøg på at skjule kritisable forhold kan i sig selv udgøre en handling, der er omfattet af whistleblowerbeskyttelsen.

Offentlig interesse

For at der kan anses at foreligge en offentlig interesse i, at et kritisabelt forhold kommer til offentlighedens kendskab, kræves det, at forholdet vedrører offentligheden. Dette gælder som udgangspunkt ikke rapportering af forhold, der alene vedrører den rapporterende persons egne arbejds- eller ansættelsesforhold. Der kan dog i særlige tilfælde foreligge en offentlig interesse i sådanne forhold, eksempelvis hvis personen arbejder under slavelignende forhold, eller hvis en arbejdsgiver systematisk overtræder gældende regler. Det kan også være tilfældet, at et kritisabelt forhold, som vedrører en enkeltstående aftale, påvirker offentligheden, selvom det teknisk set kun vedrører aftaleparterne, eksempelvis i tilfælde af korruption. Det kræves desuden, at offentlighedens interesse i, at forholdene afdækkes, er legitim. Almindelig nysgerrighed udgør ikke en sådan interesse.

Beskyttelse af whistleblowere

Hagmans Nordic skal sikre, at der findes en stærk og tydelig beskyttelse af whistleblowere i overensstemmelse med gældende lovgivning. Beskyttelse af rapporterende personer kan omfatte personer, der tilhører en eller flere af følgende personkategorier:

• Arbejdstagere

• Personer, som forespørger om eller søger arbejde hos Hagmans Nordic

• Personer, som søger eller udfører frivilligt arbejde hos Hagmans Nordic

• Personer, som søger eller gennemfører praktikophold hos Hagmans Nordic

• Personer, som på anden måde står til rådighed for at udføre eller udfører arbejde under Hagmans Nordics kontrol og ledelse

• Selvstændige erhvervsdrivende, som søger eller udfører opgaver for Hagmans Nordic

• Personer, som står til rådighed for at indgå i eller indgår i Hagmans Nordics forvaltnings-, ledelses- eller tilsynsorganer

• Aktionærer, som står til rådighed for at være eller er aktive i Hagmans Nordic, samt personer, som tidligere har tilhørt en af ovenstående personkategorier og har fået kendskab til eller indhentet oplysningerne i perioden, hvor de var tilknyttet virksomheden.

Forudsætninger for at være omfattet af beskyttelsen

En række betingelser skal altid være opfyldt, for at en rapporterende person er omfattet af whistleblowerbeskyttelsen:

1. De kritisable forhold skal have fundet sted eller med høj sandsynlighed kunne forventes at finde sted i en virksomhed, hvor den rapporterende person er, har været eller kan forventes at blive aktiv, eller som personen er eller har været i kontakt med gennem sit arbejde.

2. Den rapporterende person skal have rimelig grund til at antage, at oplysningerne er korrekte på tidspunktet for rapporteringen.

3. Rapporteringen skal ske internt, til en ekstern myndighed eller gennem offentliggørelse i den rækkefølge og på den måde, som er foreskrevet ved lov.

Personer, som ved indhentelsen af oplysninger gør sig skyldige i en strafbar handling, er ikke omfattet af beskyttelsen.

Beskyttelse i form af ansvarsfrihed

Hagmans Nordic må ikke pålægge en rapporterende person ansvar af nogen art, forudsat at personen på tidspunktet for rapporteringen havde rimelig grund til at antage, at rapporteringen af oplysningerne var nødvendig for at afsløre det rapporterede kritisable forhold. Ansvarsfriheden medfører ikke ret til at videregive dokumenter.

Beskyttelse mod hindringer og repressalier

Hagmans Nordic må ikke forsøge at forhindre rapportering eller som følge af rapportering iværksætte repressalier mod den rapporterende person, personer som bistår den rapporterende person i forbindelse med rapporteringen, personer med tilknytning til den rapporterende person eller juridiske personer, som den rapporterende person ejer, arbejder for eller på anden måde har en arbejdsrelateret tilknytning til.

Hagmans Nordic må heller ikke iværksætte repressalier som følge af, at nogen henvender sig til sin arbejdstagerorganisation med henblik på rådgivning vedrørende rapportering. Hagmans Nordic må heller ikke forhindre eller forsøge at forhindre en sådan rådgivning.

Rapportering

Hagmans Nordic skal have interne rapporteringskanaler og procedurer for rapportering og opfølgning. Dette omfatter udpegning af uafhængige og selvstændige personer/enheder, som på Hagmans Nordics vegne er bemyndiget til at modtage rapporter og være i kontakt med rapporterende personer, følge op på det rapporterede samt give feedback om opfølgningen til de rapporterende personer. Personer, der håndterer opfølgningssager, er underlagt tavshedspligt og må ikke uberettiget videregive oplysninger, der kan afsløre identiteten på den rapporterende person eller andre enkeltpersoner, der indgår i sagen.

De udpegede personer kan enten være ansatte hos virksomheden eller hos en ekstern part, som er engageret til at håndtere rapporteringskanalerne og procedurerne på virksomhedens vegne. Med uafhængighed menes, at personen skal have et vist mandat til at handle uden virksomhedens godkendelse, særligt hvad angår iværksættelse og afslutning af undersøgelser, samt frihed til at formulere konklusioner på baggrund af opfølgningen uden virksomhedens godkendelse. Virksomheden må ikke sanktionere en person, der er udpeget som ansvarlig, som følge af, at personen udfører sine opgaver i denne funktion. Ansvarlige personer bør, hvor det er muligt, ikke rapportere gennem den ordinære ledelseshierarki, men direkte til et højere niveau.

Rapporteringskanaler

Hagmans Nordic skal stille interne rapporteringskanaler til rådighed og sikre mulighed for anonym rapportering. Hagmans Nordic skal give tydelig og lettilgængelig information om, hvordan rapportering foretages, og hvordan rapporteringen håndteres. Der skal ligeledes gives information om rapportering via eksterne rapporteringskanaler, om ytrings- og informationsfrihed samt om forbud mod repressalier. De interne rapporteringskanaler skal være tilgængelige for:

1. Arbejdstagere
2. Frivillige
3. Praktikanter
4. Personer, som på anden måde udfører arbejde under Hagmans Nordics kontrol og ledelse
5. Selvstændige erhvervsdrivende, som udfører opgaver for Hagmans Nordic
6. Personer, som indgår i Hagmans Nordics forvaltnings-, ledelses- eller tilsynsorganer
7. Aktionærer, som er aktive i Hagmans Nordic

Gennem sådanne rapporteringskanaler skal disse personer kunne rapportere om kritisable forhold, som forekommer hos Hagmans Nordic. Den rapporterende person skal kunne indgive rapport skriftligt, mundtligt eller ved at anmode om et fysisk møde, som i så fald planlægges særskilt.

Opfølgning

Hagmans Nordic skal give den rapporterende person bekræftelse på modtagelsen af rapporteringen inden for syv (7) dage, medmindre den rapporterende person har frabedt sig en sådan bekræftelse. Den rapporterende person skal desuden modtage feedback om de foranstaltninger, der er truffet som led i opfølgningen på rapporten, samt begrundelsen herfor, inden for tre (3) måneder fra bekræftelsen. Hvis oplysninger, der kan identificere den rapporterende person, vil blive videregivet, skal personen informeres herom.

Dokumentation og behandling af personoplysninger

Hagmans Nordic skal skriftligt dokumentere sine interne rapporteringskanaler og procedurer. Hele funktionen skal beskrives, herunder hvilke rapporteringskanaler der findes, hvordan rapporter modtages, hvordan bekræftelse på modtagelse gives, hvordan rapporter dokumenteres, hvordan de rapporterede forhold undersøges, samt hvordan både anonyme og ikke-anonyme rapporterende personer modtager feedback.

Ved modtagelse af mundtlige rapporter skal Hagmans Nordic dokumentere disse enten ved en optagelse, som kan opbevares, eller gennem et skriftligt referat. Optagelse kræver samtykke fra den rapporterende person. Den rapporterende person skal gives mulighed for at kontrollere, rette og ved underskrift godkende en optagelse eller et referat.

Hagmans Nordic skal opbevare skriftlige rapporter og dokumentation af mundtlige rapporter, så længe det er nødvendigt, dog aldrig længere end to (2) år efter, at en opfølgningssag er afsluttet.

Hagmans Nordic må kun behandle personoplysninger, hvis en sådan behandling er nødvendig for en opfølgningssag. Andre personoplysninger må ikke indsamles og skal slettes hurtigst muligt, hvis de er blevet indsamlet ved en fejl. Kun personer, der er udpeget som ansvarlige, eller personer, der arbejder i enheder udpeget til at modtage, følge op på og give feedback på rapporter, må have adgang til personoplysninger, der behandles i en opfølgningssag. Adgangen til personoplysninger skal begrænses til det, som hver enkelt har behov for for at kunne udføre sine arbejdsopgaver. Personoplysninger i en opfølgningssag må ikke behandles længere end to (2) år efter, at sagen er afsluttet.

Tilsyn

Hagmans Nordic skal efter anmodning fra en tilsynsmyndighed udlevere de oplysninger og dokumenter, som er nødvendige for tilsynet.