Varslingspolicy for Hagmans Nordic AB

Følgende policy gjelder for Hagmans Nordic AB. Varsling viser til rapportering, i en arbeidsrelatert sammenheng, av informasjon om kritikkverdige forhold som det er i allmennhetens interesse at blir avdekket. Når Hagmans Nordic håndterer saker som gjelder varsling, skal dette til enhver tid skje i samsvar med gjeldende lover og forskrifter, på en sikker og hensiktsmessig måte, og med respekt for det særskilte vernet som varslere er omfattet av. Rapporteringskanalene som stilles til rådighet for varsling skal muliggjøre enkel, smidig og trygg rapportering av kritikkverdige forhold. I alle tilfeller av varsling skal Hagmans Nordic sikre at varslere beskyttes gjennom egnede sikkerhetstiltak.

Formål

Formålet med denne policyen er å danne grunnlag for å etablere og sikre en effektiv varslingsfunksjon. Gjennom en slik funksjon kan feil og mangler i virksomheten avdekkes, og risikoer for både virksomheten og enkeltpersoner kan forebygges. Varslingsfunksjonen kan også styrke tilliten til virksomheten blant ansatte og kunder, samt bidra til et bedre arbeidsmiljø.

Denne policyen skal derfor:

• redegjøre for hvilket vern som skal gjelde for varslere, og hvordan Hagmans Nordic sikrer at dette opprettholdes,
• beskrive Hagmans Nordics rapporteringskanaler for varsling, samt hvordan oppfølging av slike rapporter skal gjennomføres.

Definisjoner

Varsling viser til rapportering, i en arbeidsrelatert sammenheng, av informasjon om kritikkverdige forhold som det er i allmennhetens interesse at blir kjent.

Rapportering

Muntlig eller skriftlig overlevering av informasjon om kritikkverdige forhold gjennom intern rapportering, ekstern rapportering eller offentliggjøring.

Arbeidsrelatert sammenheng

Den rapporterende personen har fått kjennskap til eller innhentet informasjon om kritikkverdige forhold i en arbeidsrelatert sammenheng og tilhører den personkretsen som omfattes av vernet. Denne kretsen omfatter blant annet arbeidstakere, praktikanter, frivillige, aksjonærer og personer som inngår i et selskaps forvaltnings-, ledelses- eller tilsynsorgan. Vernet gjelder både før, under og etter at den arbeidsrelaterte sammenhengen har oppstått eller opphørt.

Kritikkverdige forhold

De kritikkverdige forholdene som omfattes, inkluderer både handlinger og unnlatelser, uavhengig av om det dreier seg om forsettlige eller uaktsomme handlinger, eller om forholdene skyldes rene uhell. Forsøk på å skjule kritikkverdige forhold kan i seg selv utgjøre en handling som omfattes av varslervernet.

Allmenn interesse

For at det skal anses å foreligge en allmenn interesse i at et kritikkverdig forhold blir kjent, må forholdet angå allmennheten. Dette gjelder som hovedregel ikke rapportering av forhold som kun gjelder den rapporterende personens egne arbeids- eller ansettelsesforhold. Det kan likevel foreligge allmenn interesse i slike forhold i særlige tilfeller, for eksempel dersom personen arbeider under slavelignende forhold eller dersom en arbeidsgiver systematisk bryter gjeldende regelverk. Det kan også være slik at et kritikkverdig forhold som gjelder en enkelt avtale, påvirker allmennheten selv om det teknisk sett kun berører avtalepartene, for eksempel ved korrupsjon. Det kreves også at allmennhetens interesse i at forholdene blir kjent er legitim. Alminnelig nysgjerrighet anses ikke som en slik interesse.

Vern av varslere

Hagmans Nordic skal sikre at det finnes et sterkt og tydelig vern for varslere, i samsvar med gjeldende lovgivning. Vern for rapporterende personer kan gjelde personer som tilhører én eller flere av følgende kategorier

• Arbeidstakere,

• personer som forespør eller søker arbeid hos Hagmans Nordic,

• personer som søker eller utfører frivillig arbeid hos Hagmans Nordic,

• personer som søker eller gjennomfører praksis hos Hagmans Nordic,

• personer som på annen måte står til disposisjon for å utføre eller utfører arbeid under Hagmans Nordics kontroll og ledelse,

• selvstendig næringsdrivende som søker eller utfører oppdrag for Hagmans Nordic,

• personer som står til disposisjon for å inngå i eller inngår i Hagmans Nordics forvaltnings-, ledelses- eller tilsynsorgan,

• aksjonærer som står til disposisjon for å være eller er aktive i Hagmans Nordic, samt personer som tidligere har tilhørt noen av kategoriene ovenfor og som fikk kjennskap til eller innhentet informasjonen mens de var tilknyttet virksomheten.

Forutsetninger for å omfattes av vernet

Et antall forutsetninger må alltid være oppfylt for at en rapporterende person skal omfattes av varslervernet:

1. De kritikkverdige forholdene skal ha forekommet, eller med høy sannsynlighet kunne komme til å forekomme, i virksomhet som den rapporterende personen er, har vært eller kan komme til å bli virksom i, eller er eller har vært i kontakt med gjennom sitt arbeid.

2. Den rapporterende personen skal ha rimelig grunn til å anta at informasjonen er sann på tidspunktet for rapporteringen.

3. Rapporteringen skal skje internt, til en ekstern myndighet eller gjennom offentliggjøring, i samsvar med den fremgangsmåten og de krav som følger av lovgivningen.

Den som ved innhenting av informasjon gjør seg skyldig i en straffbar handling, omfattes ikke av vernet.

Vern i form av ansvarsfrihet

Hagmans Nordic kan ikke pålegge en rapporterende person ansvar av noe slag, forutsatt at personen på tidspunktet for rapporteringen hadde rimelig grunn til å anta at rapporteringen av informasjonen var nødvendig for å avdekke det rapporterte kritikkverdige forholdet. Ansvarsfriheten gir imidlertid ikke rett til å utlevere dokumenter.

Vern mot hindrende tiltak og gjengjeldelse

Hagmans Nordic skal ikke forsøke å hindre rapportering eller, som følge av rapportering, iverksette gjengjeldelse mot den rapporterende personen, personer som bistår den rapporterende personen ved rapporteringen, personer med tilknytning til den rapporterende personen eller juridiske personer som den rapporterende personen eier, arbeider for eller på annen måte har en arbeidsrelatert tilknytning til.

Hagmans Nordic skal heller ikke iverksette gjengjeldelse fordi noen henvender seg til sin arbeidstakerorganisasjon for rådgivning i forbindelse med rapportering. Hagmans Nordic skal heller ikke hindre eller forsøke å hindre slik rådgivning.

Rapportering

Hagmans Nordic skal ha interne rapporteringskanaler og prosedyrer for rapportering og oppfølging. Dette omfatter å utpeke uavhengige og selvstendige personer eller enheter som på vegne av Hagmans Nordic er autorisert til å motta rapporter og ha kontakt med rapporterende personer, følge opp det som rapporteres samt gi tilbakemelding om oppfølgingen til den rapporterende personen. Den som håndterer en oppfølgingssak, er underlagt taushetsplikt og skal ikke urettmessig røpe opplysninger som kan avsløre identiteten til den rapporterende personen eller andre enkeltpersoner som omtales i saken.

Personene som utpekes kan enten være ansatte hos virksomheten eller hos en ekstern part som er engasjert for å håndtere rapporteringskanalene og prosedyrene på vegne av virksomheten. Med uavhengighet menes at personen skal ha et visst mandat til å handle uten virksomhetens godkjenning, særlig når det gjelder å innlede og avslutte undersøkelser, samt frihet til å formulere konklusjoner fra oppfølgingen av rapporter uten at virksomheten godkjenner konklusjonene. Virksomheten skal ikke kunne sanksjonere en person som er utpekt som ansvarlig, på grunn av at personen utfører sine oppgaver i denne rollen. Ansvarlige personer skal, dersom det er mulig, ikke rapportere gjennom den ordinære hierarkiske linjen, men direkte til et høyere nivå.

Rapporteringskanaler

Hagmans Nordic skal tilby interne rapporteringskanaler og sikre at det er mulig å rapportere anonymt. Hagmans Nordic skal gi tydelig og lett tilgjengelig informasjon om hvordan rapportering skjer og hvordan rapportene håndteres. Slik informasjon skal også gis om hvordan rapportering skjer via eksterne rapporteringskanaler, om ytrings- og informasjonsfrihet samt forbud mot gjengjeldelse. De interne rapporteringskanalene skal være tilgjengelige for:

1. arbeidstakere
2. frivillige
3. praktikanter
4. personer som på annen måte utfører arbeid under Hagmans Nordics kontroll og ledelse
5. selvstendig næringsdrivende som utfører oppdrag for Hagmans Nordic
6. personer som inngår i Hagmans Nordics forvaltnings-, ledelses- eller tilsynsorgan, og
7. aksjonærer som er aktive i Hagmans Nordic.

Gjennom slike rapporteringskanaler skal disse personene kunne rapportere om kritikkverdige forhold som forekommer hos Hagmans Nordic. Den rapporterende personen skal kunne levere rapport skriftlig, muntlig eller ved å be om et fysisk møte, som i så fall avtales særskilt.

Oppfølging

Hagmans Nordic skal gi den rapporterende personen bekreftelse på mottatt rapport innen syv (7) dager, med mindre den rapporterende personen har frasagt seg slik bekreftelse. Den rapporterende personen skal også motta tilbakemelding om hvilke tiltak som er iverksatt som følge av rapporten, samt begrunnelsen for disse, innen tre (3) måneder fra bekreftelsen ble sendt. Dersom opplysninger som kan identifisere den rapporterende personen vil bli utlevert, skal personen informeres om dette.

Dokumentasjon og behandling av personopplysninger

Hagmans Nordic skal skriftlig dokumentere sine interne rapporteringskanaler og prosedyrer. Hele funksjonen skal beskrives, herunder hvilke rapporteringskanaler som finnes, hvordan rapporter mottas, hvordan bekreftelse på mottak gis, hvordan rapportene dokumenteres, hvordan de rapporterte forholdene undersøkes samt hvordan både anonyme og ikke-anonyme rapporterende personer mottar tilbakemelding.

Ved mottak av muntlig rapport skal Hagmans Nordic dokumentere denne gjennom et opptak som kan lagres eller gjennom et skriftlig referat. Opptak krever samtykke fra den rapporterende personen. Den rapporterende personen skal gis anledning til å kontrollere, korrigere og ved signatur godkjenne opptaket eller referatet.

Hagmans Nordic skal oppbevare skriftlige rapporter og dokumentasjon av muntlige rapporter så lenge det er nødvendig, men aldri lenger enn to (2) år etter at en oppfølgingssak er avsluttet.

Hagmans Nordic kan kun behandle personopplysninger dersom slik behandling er nødvendig for en oppfølgingssak. Andre personopplysninger skal ikke samles inn, og skal slettes så snart som mulig dersom de er innsamlet ved en feil. Kun personer som er utpekt som ansvarlige, eller personer som arbeider ved enheter som er utpekt til å motta, følge opp og gi tilbakemelding på rapporter, skal ha tilgang til personopplysninger som behandles i en oppfølgingssak. Tilgangen til personopplysninger skal begrenses til det som er nødvendig for at den enkelte skal kunne utføre sine arbeidsoppgaver. Personopplysninger i en oppfølgingssak skal ikke behandles lenger enn to (2) år etter at saken ble avsluttet.

Tilsyn

Hagmans Nordic skal, på forespørsel fra en tilsynsmyndighet, gi de opplysninger og dokumenter som er nødvendige for tilsynet.