Ilmoittajansuojakäytäntö – Hagmans Nordic AB

Tämä käytäntö koskee Hagmans Nordic AB:tä. Ilmoittajansuojalla tarkoitetaan työperäisessä yhteydessä tapahtuvaa sellaisten väärinkäytöksiä koskevien tietojen ilmoittamista, joiden esiin tuleminen on yleisen edun mukaista. Kun Hagmans Nordic käsittelee ilmoittajansuojaan liittyviä asioita, se tekee sen aina kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja määräysten mukaisesti, turvallisesti, tarkoituksenmukaisesti sekä kunnioittaen ilmoittajille kuuluvaa erityistä suojaa. Ilmoittamista varten käytettävien kanavien tulee mahdollistaa sujuva, helppo ja turvallinen väärinkäytösten ilmoittaminen. Kaikissa ilmoittajansuojatapauksissa Hagmans Nordic varmistaa, että ilmoittajat suojataan asianmukaisin turvatoimin.

Tarkoitus

Tämän käytännön tarkoituksena on toimia perustana tehokkaan ilmoittajansuojajärjestelmän (whistleblowing) perustamiselle ja varmistamiselle. Tällaisen järjestelmän avulla voidaan havaita toiminnassa esiintyviä virheitä ja puutteita sekä ennaltaehkäistä riskejä, jotka kohdistuvat sekä toimintaan että yksittäisiin henkilöihin. Ilmoittajansuojajärjestelmä voi myös vahvistaa työntekijöiden ja asiakkaiden luottamusta toimintaan sekä edistää parempaa työympäristöä.

Tämä käytäntö:

• Selostaa, millainen suoja ilmoittajille tulee tarjota sekä miten Hagmans Nordic varmistaa tämän suojan toteutumisen.
• Kuvaa Hagmans Nordicin ilmoituskanavat sekä sen, miten ilmoitusten käsittely ja seuranta toteutetaan.

Määritelmät

Ilmoittajansuojalla tarkoitetaan työperäisessä yhteydessä tapahtuvaa sellaisten väärinkäytöksiä koskevien tietojen ilmoittamista, joiden esiin tuleminen on yleisen edun mukaista.

Ilmoittaminen

Tietojen antaminen väärinkäytöksistä suullisesti tai kirjallisesti sisäisen ilmoittamisen, ulkoisen ilmoittamisen tai julkistamisen kautta.

Työhön liittyvä yhteys

Ilmoituksen tekevä henkilö on saanut tietoonsa tai hankkinut tietoa väärinkäytöksistä työhön liittyvässä yhteydessä ja kuuluu siihen henkilöryhmään, joka on suojan piirissä. Tähän ryhmään kuuluvat muun muassa työntekijät, harjoittelijat, vapaaehtoiset, osakkeenomistajat sekä henkilöt, jotka kuuluvat yrityksen hallinto-, johto- tai valvontaelimiin. Suoja kattaa ajan ennen työhön liittyvän yhteyden syntymistä, sen aikana sekä sen päättymisen jälkeen.

Väärinkäytös

Väärinkäytöksillä tarkoitetaan sekä tekoja että laiminlyöntejä riippumatta siitä, onko kyse tahallisesta tai huolimattomasta menettelystä tai perustuuko väärinkäytös pelkästään tapaturmaan. Yritys peittää väärinkäytöksiä voi itsessään muodostaa sellaisen teon, joka kuuluu ilmoittajansuojan piiriin.

Yleinen etu

Jotta väärinkäytöksen katsottaisiin olevan sellainen, että sen saattamiselle yleisön tietoon on olemassa yleinen etu, edellytetään, että väärinkäytös koskee yleisöä. Tämä ei yleensä koske ilmoituksia, jotka liittyvät yksinomaan ilmoituksen tekijän omiin työ- tai työsuhdeasioihin. Tietyissä tilanteissa tällaisissakin asioissa voi kuitenkin olla yleinen etu, esimerkiksi jos henkilö työskentelee orjuuden kaltaisissa olosuhteissa tai jos työnantaja rikkoo järjestelmällisesti voimassa olevaa sääntelyä. On myös mahdollista, että yksittäistä sopimusta koskeva väärinkäytös vaikuttaa yleisöön, vaikka se teknisesti koskisi vain sopimusosapuolia, esimerkiksi korruptiotapauksissa. Lisäksi edellytetään, että yleisön etu väärinkäytöksen paljastamisessa on oikeutettu. Pelkkä yleinen uteliaisuus ei täytä tätä vaatimusta.

Ilmoittajansuojan piirissä olevien henkilöiden suoja

Hagmans Nordic varmistaa, että ilmoittajille on olemassa vahva ja selkeä suoja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Ilmoituksen tekijän suoja voi koskea henkilöä, joka kuuluu yhteen tai useampaan seuraavista ryhmistä:

• työntekijät

henkilöt, jotka tiedustelevat työmahdollisuuksia tai hakevat työtä Hagmans Nordicilta

• henkilöt, jotka hakevat tai tekevät vapaaehtoistyötä Hagmans Nordicille

• henkilöt, jotka hakevat tai suorittavat harjoittelua Hagmans Nordicilla

• henkilöt, jotka muutoin ovat käytettävissä työn suorittamiseen tai suorittavat työtä Hagmans Nordicin valvonnassa ja johdolla

• itsenäiset ammatinharjoittajat, jotka hakevat tai suorittavat toimeksiantoja Hagmans Nordicille

• henkilöt, jotka ovat käytettävissä tai toimivat Hagmans Nordicin hallinto-, johto- tai valvontaelimissä

• osakkeenomistajat, jotka ovat käytettävissä tai toimivat Hagmans Nordicissa, sekä henkilöt, jotka ovat kuuluneet johonkin edellä mainituista ryhmistä ja ovat saaneet tai hankkineet tiedot toiminnan aikana.

Suojan soveltamisen edellytykset
Useiden edellytysten tulee aina täyttyä, jotta ilmoituksen tekijä kuuluu ilmoittajansuojan piiriin:

1. Väärinkäytöksen on täytynyt tapahtua tai on erittäin todennäköistä, että se tapahtuu toiminnassa, jossa ilmoituksen tekijä toimii, on toiminut tai voi tulla toimimaan, tai johon hänellä on tai on ollut yhteys työnsä kautta.

2, Ilmoituksen tekijällä on ollut perusteltu syy olettaa tiedot oikeiksi ilmoituksen tekohetkellä.

3. Ilmoitus tehdään sisäisesti, toimivaltaiselle viranomaiselle tai julkistamalla, laissa säädetyllä tavalla ja järjestyksessä.

Henkilö, joka hankkii tiedot tekemällä rikoksen, ei kuulu tämän suojan piiriin.

Suoja vastuuvapauden muodossa

Hagmans Nordic ei saa asettaa ilmoituksen tekijälle minkäänlaista vastuuta edellyttäen, että hänellä oli ilmoitushetkellä perusteltu syy olettaa, että tietojen ilmoittaminen oli välttämätöntä ilmoitetun väärinkäytöksen paljastamiseksi. Vastuuvapaus ei kuitenkaan oikeuta asiakirjojen luovuttamiseen.

Suoja estäviä toimenpiteitä ja vastatoimia vastaan

Hagmans Nordic ei saa pyrkiä estämään ilmoittamista eikä ryhtyä vastatoimiin ilmoituksen tekijää kohtaan ilmoituksen tekemisen vuoksi. Tämä koskee myös henkilöitä, jotka avustavat ilmoituksen tekijää, ovat yhteydessä ilmoituksen tekijään tai oikeushenkilöitä, joita ilmoituksen tekijä omistaa, joissa hän työskentelee tai joihin hänellä on muu työhön liittyvä yhteys.

Hagmans Nordic ei myöskään saa ryhtyä vastatoimiin sen vuoksi, että henkilö kääntyy työntekijäjärjestönsä puoleen ilmoittamista koskevissa asioissa. Hagmans Nordic ei myöskään saa estää tai pyrkiä estämään tällaista yhteydenottoa.

Ilmoittaminen

Hagmans Nordicilla tulee olla sisäiset ilmoituskanavat sekä menettelyt ilmoitusten tekemistä ja niiden käsittelyä varten. Tähän sisältyy riippumattomien ja itsenäisten henkilöiden tai yksiköiden nimeäminen, jotka ovat valtuutettuja vastaanottamaan ilmoituksia, pitämään yhteyttä ilmoituksen tekijään, käsittelemään ilmoitettuja asioita sekä antamaan palautetta käsittelystä ilmoituksen tekijälle.

Ilmoituksen käsittelystä vastaavilla henkilöillä on salassapitovelvollisuus, eivätkä he saa ilman oikeutta ilmaista tietoja, joista voisi paljastua ilmoituksen tekijän tai muun asiaan liittyvän henkilön henkilöllisyys. Nimetyt henkilöt voivat olla joko organisaation omia työntekijöitä tai ulkopuolisia toimijoita, joille on annettu tehtäväksi ilmoituskanavien ja menettelyjen hallinnointi. Riippumattomuudella tarkoitetaan sitä, että henkilöllä on riittävä toimivalta toimia ilman organisaation hyväksyntää erityisesti tutkintojen aloittamisessa ja päättämisessä sekä oikeus muodostaa johtopäätökset ilman organisaation hyväksyntää. Organisaatio ei saa kohdistaa seuraamuksia nimettyihin henkilöihin heidän hoitaessaan tehtäviään. Nimettyjen henkilöiden ei tule mahdollisuuksien mukaan raportoida tavanomaisen organisaatiohierarkian kautta, vaan suoraan ylemmälle tasolle.

Ilmoituskanavat

Hagmans Nordicin tulee tarjota sisäiset ilmoituskanavat ja varmistaa mahdollisuus ilmoittaa myös anonyymisti. Hagmans Nordicin tulee antaa selkeää ja helposti saatavilla olevaa tietoa siitä, miten ilmoittaminen tapahtuu ja miten ilmoituksia käsitellään. Tällaista tietoa tulee antaa myös ulkoisista ilmoituskanavista, sananvapaudesta ja tietojen hankkimisen vapaudesta (ilmoittajan suoja), sekä vastatoimien kiellosta. Sisäisten ilmoituskanavien tulee olla seuraavien henkilöiden käytettävissä:

1. työntekijät
2, vapaaehtoiset
3. harjoittelijat
4. henkilöt, jotka muutoin suorittavat työtä Hagmans Nordicin valvonnassa ja johdolla
5. itsenäiset ammatinharjoittajat, jotka suorittavat toimeksiantoja Hagmans Nordicille
6. henkilöt, jotka kuuluvat Hagmans Nordicin hallinto-, johto- tai valvontaelimiin, sekä osakkeenomistajat, jotka toimivat Hagmans Nordicissa

Näiden ilmoituskanavien kautta edellä mainitut henkilöt voivat ilmoittaa Hagmans Nordicissa esiintyvistä väärinkäytöksistä. Ilmoituksen tekijällä tulee olla mahdollisuus tehdä ilmoitus kirjallisesti, suullisesti tai pyytämällä fyysistä tapaamista, joka tällöin järjestetään.

Seuranta

Hagmans Nordicin tulee antaa ilmoituksen tekijälle vahvistus ilmoituksen vastaanottamisesta seitsemän (7) päivän kuluessa, ellei ilmoituksen tekijä ole nimenomaisesti luopunut vahvistuksesta. Ilmoituksen tekijälle tulee myös antaa palaute toteutetuista toimenpiteistä sekä niiden perusteista kolmen (3) kuukauden kuluessa vastaanottovahvistuksesta. Mikäli ilmoituksen tekijän tunnistamiseen johtavia tietoja aiotaan luovuttaa, ilmoituksen tekijälle tulee antaa tästä tieto etukäteen.

Dokumentointi ja henkilötietojen käsittely

Hagmans Nordicin tulee dokumentoida kirjallisesti sisäiset ilmoituskanavansa ja niihin liittyvät menettelyt. Koko toiminto tulee kuvata: mitä ilmoituskanavia on käytössä, miten ilmoitukset vastaanotetaan, miten vastaanotto vahvistetaan, miten ilmoitukset dokumentoidaan, miten ilmoitetut asiat tutkitaan sekä miten sekä anonyymi että ei-anonyymi ilmoittaja saa palautetta.

Hagmans Nordicin tulee suullisen ilmoituksen vastaanottaessaan dokumentoida se joko tallenteena, joka voidaan säilyttää, tai kirjallisena pöytäkirjana. Tallentaminen edellyttää ilmoituksen tekijän suostumusta. Ilmoituksen tekijälle tulee antaa mahdollisuus tarkistaa, korjata ja hyväksyä allekirjoituksellaan tallenne tai pöytäkirja.

Hagmans Nordicin tulee säilyttää kirjalliset ilmoitukset sekä suullisten ilmoitusten dokumentaatio niin kauan kuin se on tarpeen, kuitenkin enintään kaksi (2) vuotta sen jälkeen, kun käsittelyasia on päätetty.

Hagmans Nordic saa käsitellä henkilötietoja ainoastaan, jos käsittely on välttämätöntä ilmoituksen käsittelyä varten. Muita henkilötietoja ei saa kerätä, ja ne tulee poistaa viipymättä, jos niitä on kerätty vahingossa. Ainoastaan nimetyt valtuutetut henkilöt tai yksiköt, joille on annettu tehtäväksi ilmoitusten vastaanottaminen, käsittely ja palautteen antaminen, saavat käsitellä henkilötietoja. Henkilötietoihin pääsy tulee rajoittaa siihen, mikä on kunkin tehtävien suorittamisen kannalta välttämätöntä. Henkilötietoja ei saa säilyttää ilmoituksen käsittelyä koskevassa asiassa pidempään kuin kaksi (2) vuotta asian päättymisestä.

Valvonta

Hagmans Nordicin tulee valvontaviranomaisen pyynnöstä antaa valvonnan suorittamiseksi tarvittavat tiedot ja asiakirjat.