Tietosuojakäytäntö
Yleistä
Hagmans Nordic AB, y-tunnus 556071-4890, osoite Förläggarevägen 2, 511 72 Fritsla (”me” tai ”Hagmans”) kunnioittaa yksityisyyttäsi. Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan, miten me rekisterinpitäjänä keräämme, säilytämme, luovutamme ja käytämme henkilötietojasi sekä mitkä oikeudet sinulla on sovellettavan tietosuojalainsäädännön, mukaan lukien yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR), mukaisesti.
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Jos sinulla on kysyttävää siitä, miten keräämme, säilytämme ja käytämme henkilötietojasi, tai jos haluat käyttää jotakin oikeuksistasi sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, jotka on kuvattu jäljempänä kohdassa 8, pyydämme sinua ottamaan meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen dataskydd@hagmansnordic.com tai dataprotection@hagmansnordic.com.
Tarkemmat tiedot käsittelemistämme tiedoista ja käsittelyn tarkoituksesta
Alla olevassa yhteenvedossa esitetään, mitä henkilötietoja käsittelemme sinusta, mihin tarkoituksiin (käsittelyn tarkoitus) sekä millä oikeusperusteella käsittely tapahtuu.
| Käsittelyn kuvaus ja henkilötietojen tyypit | Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste |
|---|---|
| Kun toimit organisaatiosi yhteyshenkilönä ja ostat meiltä tuotteita tai palveluita, käsittelemme sinulta saatuja henkilötietoja. Antamiasi ja käsittelemiämme henkilötietoja voivat olla esimerkiksi nimesi, tehtävänimikkeesi, osoitteesi, matkapuhelin- ja puhelinnumerosi sekä sähköpostiosoitteesi. | Käsittelemme sinua koskevia tietoja hallinnoidaksemme ja täyttääksemme tilaukseen liittyvät velvoitteemme. Käsittelyn oikeusperusteena on ensinnäkin oikeutettu etu (käsittely on tarpeen, jotta voimme täyttää tilaukseen liittyvät velvoitteemme ja hoitaa sisäistä hallintoamme) sekä toiseksi lakisääteiset velvoitteet kirjanpitolainsäädännön mukaisesti. Mikäli toimit yksityisenä elinkeinonharjoittajana, jonka kanssa meillä on liikesuhde, käsittelyn oikeusperusteena on se, että käsittely on tarpeen sopimuksen täyttämiseksi kanssasi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi, sekä lisäksi lakisääteiset velvoitteet kirjanpitolainsäädännön mukaisesti. |
| Kun toimit organisaatiosi yhteyshenkilönä, rekisteröidyt käyttäjäksi verkkokauppaamme ja tilaat tuotteita sen kautta, käsittelemme sinulta saatuja henkilötietoja. Antamiasi ja käsittelemiämme henkilötietoja voivat olla esimerkiksi nimesi, tehtävänimikkeesi, osoitteesi, matkapuhelin- ja puhelinnumerosi sekä sähköpostiosoitteesi. | Käsittelemme sinua koskevia tietoja hallinnoidaksemme käyttäjätiliäsi sekä hallinnoidaksemme ja muutoinkin täyttääksemme tilaukseen liittyvät velvoitteemme. Käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen, jotta voimme hallinnoida käyttäjätiliäsi sekä täyttää tilaukseen liittyvät velvoitteemme ja hoitaa sisäistä hallintoamme. |
| Kun toimit organisaatiosi yhteyshenkilönä ja otat meihin yhteyttä puhelimitse, sähköpostitse (esimerkiksi asiakaspalvelumme kautta) tai kirjeitse, käsittelemme sinulta saatuja henkilötietoja. Antamiasi ja käsittelemiämme henkilötietoja voivat olla esimerkiksi nimesi, roolisi tai tehtävänimikkeesi, osoitteesi, matkapuhelin- ja puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi sekä viestinnän sisältö kanssamme. | Käsittelemme sinua koskevia tietoja kommunikoidaksemme kanssasi kyseisessä asiassa sekä hallinnoidaksemme ja käsitelläksemme pyyntösi, kuten reklamaatioihin tai aiempiin ostoksiin (värikoodi) liittyviä kysymyksiä, sekä arvioidaksemme ja kehittääksemme palveluitamme ja asiakaspalveluamme. Käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen oikeutetun etumme toteuttamiseksi hyvän palvelutason ylläpitämiseksi, edustamasi organisaation kanssa tehdyn sopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi sekä ammattimaisen palvelun tarjoamiseksi. |
| Siltä ajalta, kun toimit organisaatiosi yhteyshenkilönä, käsittelemme sinulta saatuja henkilötietoja sekä sinua koskevia tietoja, joita olemme keränneet, liikesuhteemme luomiseksi ja ylläpitämiseksi. Tämä sisältää sinulle relevantin tiedon välittämisen (tiedotus/markkinointi), asiakastyytyväisyystutkimusten toteuttamisen tuotteistamme ja palveluistamme sekä uutiskirjeiden lähettämisen sinulle. Käsittelemämme henkilötiedot ovat nimesi, roolisi tai tehtävänimikkeesi, osoitteesi, matkapuhelin- ja puhelinnumerosi sekä sähköpostiosoitteesi. | Käsittelemme sinua koskevia tietoja kommunikoidaksemme kanssasi kyseisessä asiassa, markkinoidaksemme tuotteitamme ja palveluitamme sekä arvioidaksemme ja kehittääksemme palveluitamme ja asiakaspalveluamme. Käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu. Käsittely on tarpeen oikeutetun etumme toteuttamiseksi, jotta voimme kommunikoida kanssasi, markkinoida tuotteitamme ja palveluitamme sekä tarjota sinulle ammattimaisen palvelun. |
| Kun vierailet verkkosivustollamme ja lataat materiaalia, keräämme sinua koskevia henkilötietoja. Näitä voivat olla esimerkiksi IP-osoitteesi, käyttämäsi hakukone, käyttöjärjestelmä, miltä sivulta siirryit sivustollemme, käyttämämme URL-osoite sekä vierailun päivämäärä ja kellonaika. Lisätietoja verkkosivustomme kautta kerättävistä tiedoista on saatavilla evästekäytännössämme. | Käytämme näitä tietoja niillä tavoilla ja niihin tarkoituksiin, jotka on tarkemmin kuvattu evästekäytännössämme. Käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu, eli käsittely on tarpeen oikeutetun etumme toteuttamiseksi verkkosivustomme analysoimiseksi ja parantamiseksi. |
Tietosuojakäytäntö
Henkilötietojasi voivat käsitellä myös muut tahot sen jälkeen, kun tiedot on siirretty meiltä. Vakuutamme, että toteutamme kaikki kohtuulliset oikeudelliset, tekniset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaaksemme, että henkilötietojasi käsitellään turvallisesti ja asianmukaisella suojatasolla, kun tietoja siirretään tai luovutetaan tällaisille kolmansille osapuolille.
Kolmannet osapuolet, joille voimme siirtää henkilötietoja, kuuluvat pääasiassa seuraaviin vastaanottajaryhmiin.
Voimme luovuttaa henkilötietoja konserniyhtiöillemme, yhteistyökumppaneillemme ja palveluntarjoajillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja lukuumme palvelujen tuottamisen yhteydessä. Tällaisten tahojen suorittama käsittely tapahtuu henkilötietojen käsittelijän (henkilötietojen käsittelijä) roolissa. Olemme tehneet sopimukset henkilötietojen käsittelijöidemme kanssa varmistaaksemme, että ne käsittelevät henkilötietojasi tämän tietosuojakäytännön ja antamiemme ohjeiden mukaisesti
Voimme myös luovuttaa henkilötietojasi viranomaisille, tuomioistuimille ja muille oikeudellisille toimijoille tai kolmansille osapuolille, kun olemme velvollisia luovuttamaan tiedot (i) sovellettavan lain, asetuksen tai toimialakäytännön perusteella; (ii) oikeuksiemme turvaamiseksi; tai (iii) sinun tai toisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi. Esimerkki tällaisesta tilanteesta on rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen liittyvät toimenpiteet
Voimme myös jakaa henkilötietojasi mahdolliselle ostajalle (sekä tämän edustajille ja neuvonantajille) yritysjärjestelyn, yritysoston tai Hagmans Nordicin omaisuuden kokonaan tai osittain tapahtuvan myynnin yhteydessä, edellyttäen, että ilmoitamme ostajalle, että henkilötietoja saa käyttää ainoastaan tässä tietosuojakäytännössä kuvattuihin tarkoituksiin.
Voimme luovuttaa henkilötietojasi toiselle toimijalle, jos meillä on suostumuksesi tällaiseen luovutukseen.
Emme myy henkilötietojasi kolmansille osapuolille ilman nimenomaista suostumustasi.
Missä käsittelemme tietojasi?
Mikäli henkilötietoja käsitellään EU:n ja ETA:n ulkopuolella, toteutamme toimenpiteitä varmistaaksemme, että henkilötiedot ovat edelleen yhtä hyvin suojattuja, sekä ryhdymme tarvittaviin toimiin henkilötietojen lailliseksi siirtämiseksi EU:n ja ETA:n ulkopuolisiin maihin.
Tietoturva
Hagmans Nordic on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet suojatakseen henkilötietosi asiattomalta pääsyltä, muuttamiselta ja poistamiselta. Toteuttamamme toimenpiteet on suunniteltu varmistamaan käsittelyn riskeihin nähden asianmukainen tietoturvan taso.
Kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi eri tarkoituksiin?
Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen niiden tarkoitusten toteuttamiseksi, joita varten tiedot on annettu tai kerätty, kuten esimerkiksi tilauksen tai pyynnön käsittelemiseksi tai meitä koskevien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (kirjanpito, verotus jne.).
Kun meillä ei enää ole laillista perustetta henkilötietojesi käsittelylle, poistamme tai anonymisoimme tiedot, tai jos tämä ei ole mahdollista (esimerkiksi koska tiedot sijaitsevat varmuuskopioissamme), säilytämme tiedot turvallisesti siihen asti, kunnes poistaminen on mahdollista.
Henkilötietojasi voidaan säilyttää edellä mainittua pidempään, mikäli se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden tai viranomaispäätösten noudattamiseksi
Rekisteröidyn oikeudet
Käsitellessämme henkilötietojasi sinulla on tietyt lakisääteiset oikeudet. Huomaa, että näiden oikeuksien käyttäminen edellyttää tiettyjen laissa (ensisijaisesti GDPR:ssä) määriteltyjen ehtojen täyttymistä.
Oikeutesi saada tietoa ja pääsy henkilötietoihisi
Sinulla on oikeus pyytää tietoa siitä, mitä henkilötietoja käsittelemme sinusta ja miten käsittelemme niitä. Sinulla on myös oikeus saada – lähtökohtaisesti maksutta – jäljennös hallussamme olevista henkilötiedoistasi (ns. rekisteriote).
Mikäli pyyntösi on perusteeton tai kohtuuton, esimerkiksi jos pyydät rekisteriotetta lyhyin väliajoin, meillä on oikeus joko kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tai periä maksu, joka kattaa pyynnöstä aiheutuvat hallinnolliset kustannukset.
Oikeutesi tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen
Mikäli henkilötietosi ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisemista tai täydentämistä.
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista tietyissä tilanteissa (kuten GDPR:ssä tarkemmin säädetään). Edellyttäen, että pyyntösi kuuluu johonkin näistä tilanteista, poistamme tietosi.
Oikeutesi vastustaa suoramarkkinointia
Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten. Mikäli et halua, että käsittelemme henkilötietojasi tähän tarkoitukseen, pyydämme sinua ilmoittamaan asiasta ottamalla meihin yhteyttä.
Oikeutesi vaatia käsittelyn rajoittamista
Tietyin edellytyksin, jotka on tarkemmin määritelty GDPR:ssä, sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Tällöin rajoitamme käsittelyä GDPR:n edellyttämällä tavalla.
Oikeutesi tietojen siirrettävyyteen
Tietyin edellytyksin, jotka on tarkemmin määritelty GDPR:ssä, sinulla on oikeus saada meillä olevat sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet meille toimittanut, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Edellyttäen, että se on teknisesti mahdollista, sinulla on oikeus saada tiedot siirretyiksi suoraan toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeutesi tehdä valitus
Jos et ole tyytyväinen siihen, miten olemme käsitelleet henkilötietojasi, voit ottaa meihin yhteyttä alla olevien yhteystietojen kautta. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Tietosuojakäytännön muutokset
Mikäli tätä tietosuojakäytäntöä muutetaan, julkaisemme päivitetyn käytännön osoitteessa hagmansnordic.com sekä ilmoitamme, milloin muutokset tulevat voimaan. Mikäli teemme olennaisia muutoksia tietosuojakäytäntöön, voimme myös tiedottaa asiasta muulla tavoin, esimerkiksi sähköpostitse tai julkaisemalla ilmoituksen verkkosivustolla hagmansnordic.com.
Tietosuojakäytäntö on päivitetty viimeksi 190516.